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2019 by CADENC

  • Ricardo Bortoli

Produtividade

Atualizado: 14 de Dez de 2019

Como otimizar seu dia para render mais

Você com certeza é uma daquelas pessoas que possui tudo organizado, tem horário pra tudo, e consegue cumprir com sua agenda e seus planejamentos sem nenhum problema, atraso ou interrupções que lhe roube a atenção, certo? Não!? Tem certeza?


As pessoas sofrem muito com aquelas interrupções ou situações repentinas que roubam tempo, isso sem falar da procrastinação e desorganização das atividades diária por falta de planejamento e métodos de gestão do tempo. Mas você não é uma dessas pessoas, posso perceber só pelo jeito que lê este texto. Contudo, como eu sei que você tem um amigo ou colega de trabalho que sofre com essa questão da procrastinação e falta de métodos e planejamento das rotinas diárias, vamos lhe apresentar algumas dicas valiosas para que você possa ajudar esse "amigo" a otimizar suas atividades e ser mais produtivo. Bem, nós podemos afirmar que tempo é dinheiro. Não, espere! Se perdermos tempo, nós conseguimos comprar esse tempo que desperdiçamos? Não! Nós podemos até conseguir comprar soluções para o que faríamos com aquele tempo perdido, mas o tempo em si já foi, aquele momento não será recuperado. Portanto, tempo não é dinheiro, tempo é vida, e a nossa vida passa muito rápido para desperdiçarmos tempo com o que não vale a pena. Mas isso é assunto para um próximo artigo. Neste queremos focar na otimização do nosso dia a dia para render mais, então:


Aprenda a reconhecer o que é importante de fato

Christian Barbosa, um dos autores sobre gestão do tempo mais conhecido no Brasil, defende que devemos direcionar 70% do nosso tempo para atividades importantes, 20% para atividades urgentes e 10% para atividades circunstanciais. As atividades importantes são aquelas que nos levam até nossos objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais. Quando gastamos muito tempo cuidando de urgências temos um grande indício que falta planejamento e organização. Da mesma forma, quando gastamos muito tempo com atividades circunstanciais, temos a evidência de que estamos procrastinando porque as atividades que devemos executar não nos agrada. Reconhecer o que de fato é importante para nós, é o primeiro passo para saber onde direcionar nossos esforços.


Priorize suas atividades

Agora que você sabe o que de fato importa para sua vida, você precisa priorizar o que fazer primeiro. Ora, você deve ter muita atividade diária importante, afinal, a vida não é simples. Para priorizar você pode utilizar algumas ferramentas, como a Matriz RAB, do próprio Christian Barbosa, a Matriz de Eisenhower, do ex-presidente americano, e até a Matrix GUT, que apesar de mais indicada para lidar com riscos, também se encaixa aqui. O legal da Matriz de Eisenhower é que você pode utilizá-la mentalmente para tomar decisões rápidas sobre o que fazer mais tarde, o que delegar para que outro faça, o que agendar para fazer outro dia, ou mesmo o parar e fazer imediatamente. Priorizar, é uma excelente forma de se organizar.


Disciplina, não motivação.

Muita gente fala que devemos ter motivação para fazer as coisas, para não procrastinar, para não ficar parado só reclamando. É óbvio que o pessimismo versus otimismo, e a maturidade de cada um interfere na decisão de agir, mas em matéria de gestão do tempo, disciplina é muito mais relevante que a motivação. Precisamos de disciplina para dizer não às tentações que nos roubam tempo, afinal o que é mais cômodo, ficar deitado no sofá vendo sua série ou programação preferida, ou levantar e ir para academia. O corpo instintivamente pede por repouso, como pede por comida e reprodução. Ter a disciplina de fazer o que é importante, respeitando a organização estabelecida quando listamos e priorizamos qual atividade é mais importante entre todas que temos, deve prevalecer à motivação. Principalmente porque nosso corpo e mente consegue nos sabotar e apresentar motivos muito fortes para não fazermos o que de fato nos leva aos nossos objetivos.


Crie atalhos e delegue

É possível ajustar nossas ferramentas de trabalho para ganhar tempo. Deixar textos e documentos prontos como modelos para não ter que produzir esse conteúdo toda vez é um exemplo. Automatizar planilhas, controles e rotinas é uma outra forma de criar atalho. Pense: quanto tempo você leva pra digitar uma mensagem de 50 palavras se utilizar apenas uma mão? Se você utilizar as duas provavelmente esse tempo será muito menor confere? E se ao invés de digitar você mandar um áudio ou comando de voz? Eu por exemplo, quando não posso mandar áudio pelo Whatsapp, estou me habituando a utilizar o microfone no Gboard para digitar os textos que desejo enviar de forma muito mais rápida enquanto minhas mãos podem estar fazendo outras tarefas, e este é só um exemplo de atalho. Agora, além dos atalhos, aprenda a delegar, mesmo que você ache que terceiros não irá fazer tão bem quando você, o que não é importante não merece sua atenção. Tempo é vida, um recurso que não pode ser reposto, por isso aprenda a dizer não, e deixar que outros façam por você aquilo que não te leva aos seus objetivos, mas que ainda assim precisa ser feito.


Óbvio que esse texto traz dicas conceituais apenas, na prática precisamos de ferramentas que nos auxiliem, exemplo que nos mostrem como tudo isso funciona, pois, o teclado aceita tudo o que quisermos escrever. Eu concordo plenamente, por isso, se você quiser o envio de alguma ferramenta específica, ou debater algum problema particular, entre em contato conosco que lhes indicaremos, dentre as mais de 15 ferramentas que utilizamos, qual é a mais indicada, lhe enviando conteúdo prático, direcionado à sua necessidade, e juntos podemos trabalhar em soluções para conquistar maior produtividade.

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