Como se tornar um mestre no Excel

10 dicas de como mandar bem no Excel

O Microsoft Excel, lançado em 1985 para a plataforma Mac da Apple, e apenas em 1987 para o Windows, tornou-se desde então uma das ferramentas digitais mais utilizadas no mundo corporativo. Sendo um grande aliado em praticamente todas as rotinas administrativas, saber trabalhar com o Excel passou a ser uma hard skill essencial em qualquer currículo.


Agora, é muito comum encontrarmos profissionais com curso de Excel no currículo, mas que na prática são apenas bons "alimentadores de dados". O que eu chamo de "alimentadores de dados", são aqueles profissionais que se você der a eles uma planilha pronta, eles irão operar muito bem, mas se pedirmos que estes criem uma planilha, o resultado será catastrófico, no muito conseguem criar, mas sem muita automatização, otimização e agilidade na elaboração. Ser um mestre em Excel exige, na nossa opinião, muito mais que o conhecimento técnico do programa, exige habilidades de criação e um bom domínio do processo onde a planilha será utilizada. Por isso, elaboramos uma lista de 10 dicas que podem te ajudar a se tornar um mestre em Excel. Vamos a elas:


1º) Tenha fontes de consulta: mais do que fazer um curso, ter um livro, ou uma playlist de vídeos que você possa consultar rapidamente caso tenha alguma dúvida, pode ser uma ótima estratégia, principalmente no início do aprendizado.


2º) Recolha a Faixa de Opções: digitar "Ctrl + F1" vai esconder o menu de opções que aparece entre o menu de Guias de Ferramentas e a Barra de Fórmulas. Isso faz com que você seja obrigado a procurar em qual Guia a opção que você precisa está, e aqui duas coisas naturalmente acontece, primeiro você decora mais rápido a posição de cada opção, pois parou pra prestar atenção nela por mais tempo cada vez que precisou utilizá-la, e segundo, você se automaticamente entende que utilizar atalhos é mais rápido que abrir a faixa de opções, a acaba se habituando a utilizar mais atalhos que o mouse.


3º) Utilize atalhos do teclado: tudo o que puder fazer pra criar o hábito de utilizar atalhos do teclado faça, na maioria dos casos, é muito mais rápido usar as mãos para pressionar as teclas de atalho do teclado do que levar o mouse, levar o mouse até onde quer clicar. O mouse tem alguns atalhos e recursos suspensos que também só ótimos, portanto saiba usá-los e os use.


4º) Use "Formatar como tabelas": a opção "Formatar com tabelas", no grupo "Estilos" da guia Página inicial, além de mudar a aparência da tabela também a nomeia, adiciona botão filtrar e principalmente, sempre que inserir conteúdo em coluna entre ou à direita, conteúdo entre ou linha abaixo, e fórmulas em colunas, o Excel gera uma formatação automática, otimizando o seu tempo de criação.


5º) Use "Segmentação de Dados" e "Linha do Tempo": quando criamos uma tabela dinâmica, ou um gráfico dinâmico, podemos utilizar é claro os filtros convencionais da própria tabela e gráfico dinâmicos, mas a "Segmentação de Dados" e a "Linha do Tempo", disponíveis na guia "Inserir", e no grupo de opções "Filtros", além de termos uma opção de filtro com visual mais agradável, e de reduzirmos os dados dentro da tabela ou gráfico, também é uma forma muito mais ágil de manipular os filtros.


6º) Automatize com "Controles de Formulários": há muitas formas de automatizar o preenchimento de uma planilha e a manipulação de dados através dos "Controles de Formulários", disponíveis na guia "Desenvolvedor", grupo de opções "Controles". Pode demorar um pouco mais inserir e configurar os "Controles de Formulários", mas o tempo ganho no uso da planilha posteriormente sempre compensar o tempo gasto no desenvolvimento.


7º) Trabalhe com fontes externas: muitas vezes precisamos copiar os dados de uma local e colar estes dados em outra onde já existam dados. Você pode usar outras planilhas e arquivos de dados para atualizar a sua planilha. O suplemento "Power Pivot" ainda é a principal estratégia pra trabalhar com fontes de dados externos, apesar do Power BI da Microsoft ser um concorrente de peso para trabalhar com grandes fontes de dados externos. Para habilitar o Power Pivot você deve clicar na guia "Arquivo", selecionar "Opções" > "Suplementos", e em "Gerenciar" você deve selecionar na lista suspensa a opção "Suplementos COM", e clicar no botão"Ir" logo ao lado. Uma vez aberta a caixa de diálogo, você pode marcar "Power Pivot" e confirmar no botão "OK". Pronto está habilitado o suplemento, e você pode começar a utilizá-lo. No fórum do Office há mais dicar de como usar esse suplemento.


8º) Utilize o fórum do Office: a Microsoft tem um fórum e algumas outras bases de conhecimento que você pode acessar quando quiser para conferir dicar e truques para agilizar tanto a manipulação de dados, como a criação e automatização das planilhas. O Google, e o YouTube está repleto de "Tips" (truques), para quem quer mandar bem no Excel.


9º) Aprenda programar com VBA: o Visual Basic for Applications, é uma solução de programação da Microsoft para quem quer programar em qualquer aplicativo do pacote Office. Apesar de poder ser utilizada em todo Office, é no Excel que ela normalmente brilha com mais frequência. É possível criar sistemas inteiros, complexos e bonitos de registro e controle de dados, produzindo informações valiosas com uma disponibilidade incrível ao usuário.


10º) Saiba digitalizar suas rotinas: apesar de não nos aprofundarmos nas dicas por uma simples questão de tempo de leitura, as nove dicas anteriores são bem completas no que tange às hard skills, mas além das competências técnicas, sua visão sistêmica do processo, o domínio da atividade que você realiza, e principalmente sua criatividade, são fundamentais para se tornar um mestre em Excel. Não meça esforços na hora de praticar a criatividade.


Como dissemos inicialmente, saber alimentar dados em uma planilha é fácil, já criar sistemas, e manipular dados com rapidez e segurança é preciso de muita prática e criatividade. Por isso, não tenha medo de pesquisar, buscar modelos, tentar criar sempre suas próprias planilhas automatizadas, e se desafiar a fazer cada vez melhor acreditando que é capaz. E então, o tempo se encarregará de lhe agraciar com o título de mestre do Excel.

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